Come fare un briefing aziendale nel giusto modo; sicuramente in alcuni casi sarebbe meglio non fare nessuna riunione con lo staff!
Naturalmente si tratta di una provocazione; spesso ho visto briefing aziendali trasformarsi in incontri inutili che non portano a nessun risultato. Voglio farvi riflettere insieme a me su alcuni aspetti che vengono tralasciati quando si fanno le riunioni con lo staff.
Ciao a tutti, sono Debora De Marco CEO di MyhorecaLab, azienda che aiuta gli imprenditori del settore Horeca a migliorare grazie a consulenze e formazione mirate. Che tu abbia un piccolo ristorante o un grande albergo, non puoi non calendarizzare un incontro per una riunione aziendale e in questo articolo parleremo di come fare un briefing aziendale con 8 consigli pratici da applicare subito nella tua azienda!
Come mai oggi parliamo di briefing? Beh nella mia esperienza prima come dipendente e poi come manager e oggi come consulente ho avuto piacere di partecipare a tantissime riunioni.
Purtroppo molte riunioni terminano senza essere veramente profittevoli. Vediamo insieme come mai.
Cos’è il “Briefing”
Briefing è il termine inglese per riunione. Un briefing è un’attività di comunicazione che si svolge tra due o più persone per fornire informazioni, condividere idee e stabilire obiettivi comuni. In genere, un briefing è utilizzato per fornire indicazioni o istruzioni riguardo ad una specifica attività o progetto.
Il briefing può assumere molte forme diverse e può coinvolgere persone in diverse posizioni all’interno di un’organizzazione. Ad esempio, un briefing può coinvolgere un manager che fornisce indicazioni ai suoi dipendenti o coinvolgere capi-reparto di una grossa struttura.
Il briefing è importante perché permette alle persone di condividere informazioni, fare domande e risolvere eventuali dubbi, in modo da lavorare insieme in modo più efficace. Inoltre, il briefing può aiutare a garantire che tutti i partecipanti abbiano una comprensione comune degli obiettivi e dei risultati attesi, riducendo il rischio di errori e di fraintendimenti.
Ecco alcuni segreti su come fare un briefing aziendale “perfetto”:
Sii chiaro e conciso: è importante fornire informazioni in modo chiaro e conciso, in modo che tutti i partecipanti possano comprendere i punti principali senza confusione.- Identifica gli obiettivi: è importante definire gli obiettivi del briefing in modo chiaro e specifico, in modo che tutti i partecipanti sappiano cosa si aspetta da loro.
- Prepara in anticipo: è importante preparare il briefing in anticipo, in modo da poter fornire tutte le informazioni necessarie e rispondere alle domande dei partecipanti.
- Sii interattivi: il briefing dovrebbe essere un’esperienza interattiva, con il coinvolgimento attivo dei partecipanti. Ciò può aiutare a garantire che tutti comprendano le informazioni e che siano in grado di esprimere le loro idee.
- Sii positivo: un briefing dovrebbe essere un’esperienza positiva, che incoraggi la collaborazione e la comunicazione aperta. Questo può aiutare a garantire che tutti i partecipanti siano motivati e impegnati nella realizzazione degli obiettivi del briefing.
- Determina una scaletta di argomenti da trattare: bisogna decidere in anticipo gli argomenti da trattare nella riunione e condividere la scaletta prima dell’incontro con i partecipanti alla riunione. Questo ci aiuta ad evitare che nella riunione vengano trattati argomenti superflui che non sono prioritari e ci aiuta a bloccarli. Ricordati il tempo ha un costo!!!
- Decidi a priori la durata: devi decidere inizio e fine della tua riunione rispettando il tempo di tutti e specialmente stabilendo per ogni argomento il tempo. Così eviti di passare 2 ore parlando sempre dello stesso argomento.
- Stila un verbale: delega ad un dipendente attento e conciso di riassumere le decisioni più importanti per condividerle con tutti.
Le riunioni sono molto importanti per aiutare lo staff a creare coesione e unione. Un team affiatato risolve con molta più facilità problemi e ostacoli lavorativi.
Ecco, anche se la riunione è terminata il tuo lavoro non è terminato: devi monitorare e tenere traccia di quello che è stato detto!
E’ importante fare un follow-up dopo il briefing per verificare se tutti i partecipanti hanno compreso le informazioni fornite e se hanno bisogno di ulteriori chiarimenti o assistenza. Ciò può aiutare a garantire che il briefing abbia raggiunto i suoi obiettivi. Mi raccomando gli obiettivi devono sempre essere SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e temporalmente definiti.
Quindi da oggi in poi con i nostri consigli “come fare un briefing” puoi portare avanti la tua azienda in modo efficiente e migliorare i risultati.
Buon Briefing a tutti!
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